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Herramientas para construir el presupuesto

February 27, 2018

Una vez al año todas las empresas deben parar un momento y mirar hacia adelante, que les permita identificar los problemas futuros para superarlos. Lo anterior, hace muy necesario realizar una planificación clara, identificando objetivos precisos y proponer los caminos a transitar. La herramienta para expresar todo ello es el PRESUPUESTO.

 

 

El presupuesto es probablemente una de las herramientas más importantes que una empresa pueda tener. Este provee a la empresa un plan de acción para ejecutar en el corto, mediano y largo plazo. Un presupuesto correctamente planteado puede ayudar a una empresa a cumplir los objetivos, identificar señales de advertencia a tiempo, así como convertirla en una más eficiente, productiva y rentable para contar con una ventaja competitiva en un mercado desafiante.

Por ello, les presentamos 8 elementos claves que debe tener en consideración a la hora de realizar el presupuesto de su empresa:

  1. Comienza por el plan estratégico de la empresa, si ya lo tienes el siguiente paso es planificar los recursos financieros necesarios para ejecutarlo. Si no lo tienes, es momento de detenerte y revisar al lugar en que desees posicionar a la empresa y definir las estrategias para alcanzarlo en un periodo de tiempo, para luego establecer las metas y los recursos requeridos para su consecución.

  2. Considera las principales variables externas a la empresa, elementos asociados al entorno económico, político, social y cultural que puedan influir en el desempeño de la empresa.

  3. Plantea por lo menos 3 escenarios probables: pesimista, conservador y optimista. Si bien escogerás uno como base (generalmente el conservador), te permitirá simular diferentes escenarios al cual se enfrentará la empresa y estarás preparado para enfrentarlos. Generalmente las variables a simular para cada escenario son las ventas, gastos o entorno económico esperado.

  4. Pronostica las ventas y los ingresos de la empresa, con lo cual debes considerar los principales factores que influyen en su comportamiento. Para ello determina la demanda estimada del producto o servicio, considera el mercado, la competencia directa e indirecta, productos o servicios complementarios y sustituto, el precio promedio de mercado, la capacidad de producción.

  5. Estima los gastos para la operación de la empresa. Detalla cada uno de los gastos considerando los gastos generales de la empresa segmentados en fijos (servicios básicos, nómina, etc.) y variables (costo de venta, gastos administrativos, etc.), con lo cuál tendrás los recursos requeridos para operar y generar ingresos. Así mismo, debes hacer énfasis en los proyectos de inversión que se tiene contemplado realizar, en cuanto a tiempo y recursos financieros requeridos. Por último, siempre establece un monto destinado a imprevistos, sobre todo para aquellas partidas que son determinantes para la operación de la empresa.

  6. Proyecta el flujo de efectivo requerido para la empresa. La planificación de los recursos financieros disponibles es fundamental para la vida de una empresa y facilita un uso más eficiente del efectivo con que cuenta tu empresa para su operación. Esta planificación contribuye a evitar que se ponga en peligro el cumplimiento de las obligaciones de la empresa, o que exista efectivo ocioso que no esté generando ganancia alguna. Cuando el flujo de efectivo es positivo muestra que la empresa tiene financiamiento suficiente para la operación, o en caso contrario indica que requiere de financiamiento adicional que podría venir de los accionistas o de algún crédito bancario.

  7. Construye el presupuesto de todas las áreas de la empresa, con lo cual es fundamental que cada una de las áreas operativas cuente con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento. Lo anterior, contribuirá al cumplimiento del presupuesto de la empresa.

  8. Realiza periódicamente un control y seguimiento del presupuesto. Es importante para el éxito de una empresa comparar las cifras reales respecto al presupuesto, de este modo cuando se detecta alguna desviación es importante que se lleven a cabo las acciones pertinentes para corregirlo e identificar las áreas de la empresa que no están siendo eficientes en el manejo de los recursos asignados, determinar prioridades y realizar los ajustes que sean necesarios para que se cumplan en tiempo y forma.

Le recomendamos que considere para la elaboración del presupuesto un periodo entre 1 a 3 años. Así mismo, utilice para las estimaciones los datos históricos disponibles de la empresa, tendencias de mercado y juicio personales. Por último, es muy importante la claridad y coherencia en las premisas utilizadas, ya que es clave para un adecuado control y seguimiento que desencadene en la toma de decisiones oportunas para la empresa. Es importante mirar por el retrovisor pero lo fundamental es manejar y dirigir a la empresa mirando por el parabrisas para adelantarnos a las oportunidades y cambios del mercado

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